รอบอัปเดตคู่มือที่องค์กรทำได้จริงโดยไม่ต้องมีทีมเอกสารถาวร

หลังส่งมอบคู่มือขั้นตอนการทำงาน หลายองค์กรหยุดอยู่ตรงนั้น จนกระทั่งเครื่องใหม่ ซัพพลายเออร์ใหม่ หรือกฎภายในเปลี่ยน ทำให้เนื้อหาคลาดเคลื่อน

แนวทางที่ทำได้แม้ไม่มีฝ่ายเอกสารโดยเฉพาะ คือกำหนดเจ้าของคู่มือต่อเล่ม เช่น หัวหน้าแผนก และนัดทบทวนสั้นทุกหกเดือน

ในรอบทบทวน ไม่ต้องเขียนใหม่ทั้งเล่ม ให้ถามสามข้อเท่านั้น ขั้นตอนไหนเลิกทำแล้ว จุดไหนพนักงานยังงง และมีเหตุการณ์ผิดพลาดอะไรในช่วงที่ผ่านมา

เก็บบันทึกเวอร์ชันแบบง่าย วันที่แก้ ผู้แก้ และเหตุผลสั้น ๆ พอให้รู้ว่าเล่มไหนเป็นฉบับล่าสุด โดยไม่ต้องสร้างระบบซับซ้อน

หากมีการเปลี่ยนเครื่องจักรหรือฟอร์มสำคัญ mid-cycle ให้แก้เฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องทันที ไม่ต้องรอรอบหกเดือน

เวิร์กช็อปเขียนขั้นตอนงานภายในช่วยได้มาก เพราะเมื่อหัวหน้างานเขียนเป็น เขาจะกล้าแก้คู่มือเองแทนการรอหน่วยงานภายนอกทุกครั้ง